SOSIALISASI PPID LOMBOK UTARA

SOSIALISASI

PERATURAN BUPATI LOMBOK UTARA NOMOR 14 TAHUN 2013 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN LOMBOK UTARA

TANJUNG, 5 JUNI 2013

MAKSUD DAN TUJUAN

1.  Maksud

Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Lombok Utara dimaksudkan sebagai acuan bagi setiap Satuan Kerja dalam penyediaan, pengumpulan, pendokumentasian dan pelayanan informasi  serta penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi.

2.  Tujuan

a.     Satuan Kerja mampu menyediakan, mengumpulkan, mendokumentasikan dan menyampaikan informasi tentang kegiatan dan produk unit kerjanya secara akurat dan tidak menyesatkan;

b.     Satuan Kerja mampu menyediakan, mengumpulkan, mendoku-mentasikan dan menyampaikan bahan dan produk informasi secara cepat dan tepat waktu;

c.     Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi mampu memberikan pelayanan informasi secara cepat dan tepat waktu.

PENGERTIAN-PENGERTIAN

1.        Dokumen adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh Pemerintah Kabupaten Lombok Utara dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lainnya maupun terekam dalam bentuk apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.

2.        Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik atau nonelektronik.

3.        Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh Pemerintah Kabupaten Lombok Utara yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan Pemerintah Kabupaten Lombok Utara lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

4.        Klasifikasi adalah pengelompokan informasi dan dokumentasi secara sistematis berdasarkan tugas pokok dan fungsi organisasi serta kategori informasi.

5.        Pelayanan Informasi adalah jasa yang diberikan oleh Pemerintah Kabupaten Lombok Utara kepada masyarakat pengguna informasi.

6.        Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disingkat dengan PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di Pemerintah Kabupaten Lombok Utara.

7.        Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disebut PPID Pembantu adalah pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi sebagai PPID pada SKPD di lingkungan Pemerintah Kabupaten Lombok Utara.

8.        Pengguna Informasi Publik adalah orang yang menggunakan informasi publik sebagaimana yang diatur dalam UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

9.        Pemohon Informasi Publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana  dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

STRUKTUR ORGANISASI PELAYANAN INFORMASI

Dalam rangka menyelenggarakan pelayanan informasi publik di lingkungan Pemerintah Kabupaten Lombok Utaraditetapkan struktur dan tata kerja organisasi pelayanan informasi sebagai berikut:

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI ( PPID )

1.  Kriteria PPID:

a.   PPID merupakan pejabat struktural yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkungan Pemerintah Kabupaten Lombok Utara;

b.  PPID diutamakan yang memiliki kompetensi di bidang pengelolaan dokumen, pengolahan data, pelayanan informasi, dan kehumasan.

2.   Kedudukan dan Penunjukan PPID:

a.   PPID berkedudukan di Kantor Dinas Perhubungan, Pariwisata, Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lombok Utara;

b.   PPID adalah Kepala Dinas Perhubungan, Pariwisata, Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lombok Utara;

c.   Penunjukan PPID ditetapkan melalui Keputusan Bupati Lombok Utara.

3.   Susunan Organisasi PPID, terdiri dari:

a.     Atasan PPID;

b.     PPID;

c.      Sekretaris;

d.     Koordinator Pelayanan dan Dokumentasi Informasi;

e.      Koordinator Pengolah Data dan Klasifikasi Informasi;

f.       Koordinator Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa Informasi;

g.     Anggota.

ALUR KERJA PPID KABUPATEN

1.      Pemohon mengajukan permohonan layanan informasi kepada PPID.

2.      Sekretariat menerima permohonan, kemudian mencatat data pemohon dan data tentang informasi yang diminta.

3.      Sekretariat memberikan tanda bukti mengajukan permohonan kepada pemohon.

4.      Berdasarkan data informasi yang diminta, Bidang Klarifikasi melakukan pengecekan apakah informasi yang diminta oleh pemohon termasuk dalam kategori dikecualikan. Apabila termasuk data yang dikecualikan, maka Bidang Klarifikasi mengembalikan ke Sekretariat untuk disampaikan kembali kepada pemohon. Sedangkan apabila informasi tidak termasuk yang dikecualikan maka permohonan diteruskan ke Bidang Layanan Dokumentasi Informasi.

5.      Bidang Layanan Dokumentasi Informasi menyiapkan materi jawaban.

6.      Berdasarkan bahan/data dari Bidang Layanan Dokumentasi Informasi, Sekretariat menyusun jawaban atas permohonan yang diterima.

7.      Sekretariat menyampaikan informasi kepada pemohon

8.      Apabila pemohon menganggap informasi yang diperoleh tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka pemohon dapat mengajukan keberatan kepada atasan langsung PPID sehingga terjadi sengketa informasi. Dalam hal terjadi sengketa, Bidang Penyelesaian Sengketa melakukan upaya untuk menyelesaikan sengketa.

9.      Dalam hal informasi yang disampaikan oleh Sekretariat sudah sesuai dengan harapan pemohon atau hasil dari penyelesaian sengketa cukup memuaskan pemohon, maka pelayanan informasi selesai.

10.   Apabila hasil penyelesaian sengketa yang dilakukan oleh Bidang Penyelesaian Sengketa dianggap oleh pemohon tidak memuaskan, maka dimintakan mediasi ke Komisi Informasi Provinsi.

11.   Dalam melaksanakan tugasnya Sekretariat dan Bidang-bidang dalam struktur PPID akan melakukan koordinasi dan konfirmasi kepada PPID Pembantu sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing.

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) PEMBANTU / SKPD

1.   Kriteria PPID Pembantu/SKPD:

a.   PPIDPembantu/SKPDmerupakan pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi PPID di Satuan Kerjanya.

b.   PPID Pembantu/SKPD memiliki kompetensi di bidang pengelolaan informasi publik dan dokumentasi serta pelaksanaan pelayanan informasi publik.

2.   Susunan Organisasi PPID Pembantu /SKPD, terdiri dari:

a.   Atasan PPID / Kepala SKPD;

b.   PPID SKPD;

c.   Sekretaris;

d.   Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi;

e.   Bidang Pengolah Data dan Klasifikasi Informasi;

f.    Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi;

f.    Anggota.

KLASIFIKASI INFORMASI

Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi dua kelompok, yaitu informasi yang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan.

1.  Informasi yang bersifat publik.

Dikelompokkan berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja, meliputi:

a.    Informasi yang bersifat terbuka, yaitu informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, meliputi:

1)    Profil yang meliputiseperti sejarah singkat, struktur organisasi, tujuan, kedudukan, tugas dan fungsi, program kerja, dan sebagainya.

2)  Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Pemerintah Kabupaten Lombok Utara, Laporan Akuntabilitas Kinerja, dan sebagainya.

3)  Informasi mengenai laporan keuangan, seperti laporan realisasi anggaran, laporan pendapatan daerah, laporan pertanggung-jawaban keuangan dan sebagainya.

4)  Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangan.

5)  Informasi yang lebih detil atas permintaan pemohon.

b. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, meliputi:

1)   Informasi mengenai bencana alam, seperti: daerah potensi tsunami, gunung meletus, tanah  longsor, banjir, dan sebagainya.

2)   Informasi mengenai limbah berbahaya, seperti: laporan hasil pemeriksaan limbah bahan kimiyang berada di sungai, laut atau daerah pemukiman.

3)   Informasi mengenai      kebocoran reaktor nuklir, seperti penggunaan reaktor nuklir untuk pembangkit tenaga listrik.

4)   Informasi mengenai penggusuran lahan, seperti penggusuran lahan untuk kepentingan umum.

5)   Hal lain yang mengancam hajad hidup orang banyak 

c.  Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat, meliputi:

1)   Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawahpenguasaan Pemerintah Kabupaten Lombok Utara; tidak termasuk informasi yang dikecualikan.

2)   Hasil keputusan Pemerintah Kabupaten Lombok Utaradan latar belakang pertimbangannya;

3)   Seluruh kebijakan yang ada serta dokumen pendukungnya;

4)   Rencana kerja program/kegiatan, termasuk perkiraan pengeluaran tahunan Pemerintah Kabupaten Lombok Utara;

5)   Perjanjian Pemerintah Kabupaten Lombok Utaradengan pihak ketiga;

6)   Informasi dan kebijakan yang disampaikan Pejabat Pemerintah Kabupaten Lombok Utaradalampertemuan yang terbuka untuk umum;

7)   Prosedur kerja pegawai Pemerintah Kabupaten Lombok Utarayang berkaitan denganpelayanan masyarakat; dan/atau

8)   Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

2.   Informasi Yang Dikecualikan

      Dalam pengelompokan informasi yang dikecualikan, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a.   Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 pasal 17 dan 18.

b.   Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan:

1)   Ketat, artinya untuk mengategorikan informasi yang dikecualikan harus benar-benar mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan obyektivitas.

2)   Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada informasi tertentu untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenangan.

3)   Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika kepentingan publik yang lebih besar menghendakinya.

c.   Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential harm test) yang mendasari penentuan suatu informasi harus dirahasiakan apabila informasi tersebut dibuka.

d.   Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat dibuka atau ditutup secara obyektif, maka metode sebagaimana tersebut pada poin c dilengkapi dengan uji kepentingan publik (balancing public interest test) yang mendasari penentuan informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan publik.

e.   Pengklasifikasian akses informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi dari sisi politik, ekonomi, sosial budaya, dan pertahanan keamanan.

f.    Usulan klasifikasi akses informasi yang bersifat ketat dan terbatas sebagaimana dimaksud pada huruf b angka 1) dan 2) tersebut di atas, diajukan oleh SKPD yang memiliki kemandirian dalam mengelola kegiatan, anggaran dan administrasi.

g.   Penetapan sebagaimana tersebut pada huruf b angka 3) dilakukan melalui rapat pimpinan.

PELAYANAN INFORMASI

1.   Mekanisme Pelayanan Informasi

Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/pengguna informasi publik, PPID melalui desk layanan informasi publik, memberikan layanan langsung dan layanan melalui media cetak dan elektronik:

a.   Layanan informasi secara langsung, yaitu layanan informasi publik yang dikategorikan wajib tersedia setiap saat, dengan mekanisme pelayanan sebagai berikut:

1)   Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi dan mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan fotocopy KTP pemohon dan pengguna informasi.

2)   Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik.

3)   Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik.

4)   Petugas memenuhi permintaan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi. Apabila informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.

5)   Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada Pengguna Informasi Publik.

b.   Layanan informasi melalui media baik online maupun cetak, yaitu informasi publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui website Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lombok Utaradan media cetak yang tersedia.

2.   Jangka Waktu Penyelesaian

a.   Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

b.   Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPID. PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan ini meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak.

c.   Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan.

d.   Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk soft copy atau data tertulis, serta biaya apabila  dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP.

PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI

Mekanisme  Penyelesaian Sengketa Informasi:

1.   PPID yang akan menolak memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dengan prosedur sebagai berikut:

-   PPID mempersiapkan daftar pemohon dan/atau pengguna informasi yang akan ditolak;

-   PPID mengadakan rapat koordinasi dengan melibatkan SKPD yang terkait paling lambat 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima PPID;

-   Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh seluruh peserta rapat;

-   Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik.

2.   PPID yang akan memberikan tanggapan atas keberatan yang disampaikan pemohon informasi publik secara tertulis:

-   PPID mempersiapkan daftar keberatan yang disampaikan pemohon dan/atau pengguna informasi;

-   PPID mengadakan rapat koordinasi dengan melibatkan SKPD yang terkait paling lambat 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima PPID;

-   Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh seluruh peserta rapat;

-   Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik.

3.   Penyelesaian sengketa informasi

-     PPID menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa informasi;

-     PPID menyusun kajian dan pertimbangan hukum untuk disampaikan kepada Atasan PPID;

-     Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi, PTUN, dan MA, maka PPID melakukan pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa informasi.

PELAPORAN

Setiap tahun PPID wajib melaksanakan ketentuan Pasal 12 Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yaitu melaporkan:

a.     Jumlah permintaan informasi yang diterima;

b.     Waktu yang diperlukan Pemerintah Kabupaten Lombok Utara dalam memenuhi setiap permintaan informasi;

c.     Jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi, dan/atau alasan penolakan permintaan informasi.